Dalam beberapa tahun terakhir, digitalisasi menjadi kata kunci dalam transformasi organisasi. Sistem HRIS, aplikasi absensi digital, platform pembelajaran daring, hingga penggunaan AI dalam rekrutmen semakin umum digunakan. Namun memasuki 2026, pertanyaan pentingnya bukan lagi apakah HR perlu didigitalisasi, melainkan untuk siapa digitalisasi itu dilakukan. Apakah teknologi benar-benar meningkatkan pengalaman karyawan, atau justru menambah jarak antara manusia dan organisasi?

Pengalaman karyawan (employee experience) kini diakui sebagai salah satu faktor penentu kinerja dan keberlanjutan organisasi. Gallup State of the Global Workplace menunjukkan bahwa karyawan yang memiliki pengalaman kerja positif menunjukkan tingkat keterlibatan dan produktivitas yang jauh lebih tinggi dibanding mereka yang merasa sistem kerja menyulitkan. Dalam konteks ini, digitalisasi SDM seharusnya diposisikan sebagai sarana untuk memudahkan, memperjelas, dan memanusiakan pengalaman kerja—bukan sekadar mempercepat proses administratif.

Masalahnya, banyak organisasi memulai digitalisasi HR dari sudut pandang sistem, bukan dari sudut pandang karyawan. Fokusnya adalah efisiensi internal, kepatuhan, dan pengendalian, sementara pengalaman pengguna sering kali terabaikan. Akibatnya, teknologi yang seharusnya membantu justru menjadi sumber frustrasi baru. MIT Sloan Management Review mencatat bahwa kegagalan transformasi digital sering kali bukan disebabkan oleh teknologi yang buruk, tetapi oleh desain pengalaman pengguna yang tidak selaras dengan kebutuhan manusia di dalam organisasi.

Digitalisasi SDM yang efektif harus dimulai dari pemetaan perjalanan karyawan (employee journey). Sejak pertama kali seseorang melamar pekerjaan, bergabung dengan organisasi, berkembang dalam karier, hingga meninggalkan perusahaan, setiap titik interaksi membentuk persepsi tentang organisasi. Teknologi yang baik mampu menyederhanakan proses-proses ini: rekrutmen yang transparan, onboarding yang terstruktur, pembelajaran yang relevan, serta sistem umpan balik yang mudah diakses. Deloitte Human Capital Trends menegaskan bahwa organisasi yang merancang digital HR dengan pendekatan human-centered memiliki tingkat engagement yang lebih tinggi dan risiko turnover yang lebih rendah.

Aspek pembelajaran menjadi salah satu area di mana digitalisasi SDM paling berdampak. Platform learning management system dan adaptive learning memungkinkan karyawan belajar sesuai kebutuhan dan ritme masing-masing. McKinsey & Company mencatat bahwa pembelajaran digital yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan retensi materi hingga 25 persen dibanding metode konvensional. Bagi organisasi di Indonesia, terutama di wilayah dengan keterbatasan akses pelatihan tatap muka, digitalisasi membuka peluang pengembangan kompetensi yang lebih merata.

Namun, pengalaman karyawan tidak hanya dibentuk oleh kemudahan akses teknologi, tetapi juga oleh rasa didengar dan dihargai. Digitalisasi SDM yang baik harus membuka ruang bagi dialog, bukan menutupnya. Fitur survei keterlibatan, umpan balik real-time, dan komunikasi dua arah memungkinkan organisasi memahami kebutuhan karyawan secara lebih akurat. Harvard Business Review menekankan bahwa teknologi yang mendukung partisipasi karyawan berkontribusi pada peningkatan kepercayaan dan komitmen terhadap organisasi.

Tantangan terbesar digitalisasi SDM terletak pada keseimbangan antara teknologi dan empati. Sistem yang terlalu kaku dapat menghilangkan konteks manusia, sementara pendekatan yang sepenuhnya manual tidak lagi mampu menjawab kompleksitas organisasi modern. Oleh karena itu, HR perlu memosisikan teknologi sebagai alat pendukung pengambilan keputusan, bukan pengganti penilaian manusia. Pendekatan ini sejalan dengan prinsip human-centered design, yang menempatkan kebutuhan, emosi, dan pengalaman karyawan sebagai dasar perancangan sistem.

Dalam konteks Indonesia menuju 2026, digitalisasi SDM juga harus mempertimbangkan keragaman tingkat literasi digital dan budaya kerja. Implementasi teknologi tanpa pendampingan yang memadai berisiko menciptakan kesenjangan baru di dalam organisasi. Karena itu, digitalisasi perlu disertai dengan edukasi, komunikasi yang jelas, dan kepemimpinan yang mendukung proses adaptasi. HR memegang peran sentral untuk memastikan bahwa transformasi digital tidak hanya berjalan cepat, tetapi juga berjalan adil.

Pada akhirnya, keberhasilan digitalisasi SDM tidak diukur dari kecanggihan sistem yang digunakan, melainkan dari kualitas pengalaman kerja yang dirasakan karyawan. Teknologi yang baik adalah teknologi yang membuat karyawan merasa lebih mampu, lebih terhubung, dan lebih bermakna dalam pekerjaannya. Memasuki 2026, organisasi yang mampu mengintegrasikan teknologi dan sentuhan manusia akan memiliki keunggulan yang sulit ditiru.

Pertanyaannya kini adalah: apakah digitalisasi SDM di organisasi Anda sudah benar-benar meningkatkan pengalaman karyawan, atau justru sekadar memindahkan proses lama ke dalam sistem baru?

Referensi

1. Gallup. (2024). State of the Global Workplace Report.
2. Deloitte. (2024). Human Capital Trends: Designing Human-Centered Work.
3. McKinsey & Company. (2024). Building Workforce Skills Through Digital Learning.
4. MIT Sloan Management Review. (2023). Why Digital Transformations Fail.
5. Harvard Business Review. (2023). Employee Experience in the Digital Age.
6. OECD. (2023). Digital Transformation and the Future of Work.

Penulis: Irfiani Triastari – Research & Development, Insight Indonesia